スポーツパーク代表の杉山です。

表題の件、本当に申し訳ございませんでした。

この度11/19(土)9時-15時@和泉市民体育館にて行われる予定だった大会ですが、
当日皆様に集まって頂いたにも関わらず、会場確保ができておらず、大会が開催できないという事態が発生してしまいました。

当日ご参加頂いた皆様、現場にて対応にあたってくれたスタッフの皆、体育館の皆様
本当に申し訳ございませんでした。


まずは経緯等を説明させて頂きます。


【経緯】
8:45頃、会場確保できていないことが発覚。
現場スタッフ→社員→役員→私で報告を受けました。
部分的にでも会場を使えないか交渉したがダメ、近隣の会場を捜索したものの空きはなし、でした。
9：15頃、皆様をお待たせしている状態なので早急な判断が必要なため、今大会は開催できない旨、詳細等は改めてご連絡させて頂く旨、ご連絡いたしました。
その後、謝罪及び誠意等につき、早急に対応する必要があるため、まず何が起きたのか原因はなんだったのかを探りました。
10:00頃、予約の履歴等を調査し、原因の詳細が把握できました。
10:30頃、少しでも早く自分の言葉でお詫びを伝えないとダメなので、取り急ぎストーリーにて概要を記載しました。


次になぜこんなことが起きたかについて説明させて頂きます。

【事実関係】
直接の原因はキャンセル処理の誤りでした。
本来キャンセルすべき日程をキャンセルせず、必要な日程(本日11/19(土))をキャンセルしてしまっておりました。
ただ、ここに至る過程に大きな欠陥がありました。
通常時、体育館の予約やキャンセルについては、チェック機能を効かせるために、社員→役員→私の承認がないとできない運用にしておりました。
しかし、この当時は通常時とは異なる体制で業務を行なっておりました。
京都事務所の閉鎖等に伴い、人員が減少し、通常業務が回らない状態になってしまっておりました。
いくつかのミスが出てきており、通常通りでは業務が回らないと判断し、私自身が「人が増えるまで、負担の大きい承認等の作業は不要でいい、自分の判断でやっていい」という指示を出しておりました。
役員の方から「体育館関係の承認はあった方がいいのではないか」という意見もあったのですが「いや、今は不要でいこう」と私は判断をしました。
本件も確認したところ、キャンセル手続きについて、システム上の承認作業や処理後の画面データのアップロードも未実施でした。
通常時ではチェック機能が働いていたところ、今回はノーチェックになってしまっておりました。


再発防止については、しっかりと議論や検討が必要なため再度見直しますが、
現段階では下記のように説明させて頂きます。

【再発防止策】
まず重要度の高い体育館関係については通常通りのチェック機能を効かせた運用に戻します。
それ以外の業務については停止させたり、優先度を落として対応いたします。
人員不足については10月中に1名、11月に1名スタッフを追加しており、1月より社員1名増員も決まっております。
なお、本日以降分の予約やキャンセル等につき、私と役員とで全件チェックします。


本件、お詫びとして十分な対応と言い難いとは思いますが、
誠意を示す形として下記のような対応を取らせて頂きたいと考えました。

【お詫び】
参加予定だった皆様、誠に申し訳ございませんでした。
皆様の貴重なスポーツの機会を奪ってしまい、お詫びにもならないですが下記のようにさせて頂ければ幸いです。

①各チームに交通費負担分として15,000円を現金にてお振込させて頂きたいと思います。
②各チームに次回無料で参加できるように13,200ptを付与させて頂きたいと思います。
※なお、便宜上、各代表様の口座やアカウントに付与させて頂く点、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

なお、責任の所在を明確にすべく、役員陣の報酬カットを実施いたします。
代表理事　杉山　役員報酬1ヶ月分×50%
常務理事　金沢　役員報酬1ヶ月分×20%


以上となります。



本当に申し訳ございませんでした。

皆様からの当然の厳しいご意見、ごもっともであり、真摯に受け止めます。

私自身の経営スタイルが招いた、起こるべくして起きてしまった事案だなと深く反省しております。

失った信用信頼を取り戻せるよう、これまで以上に精進いたします。


この度は誠に申し訳ございませんでした。

杉山